문서관리 컨설팅 기업 후지제록스가 기존의 MPS(통합문서관리서비스)에서 한 걸음 더 나아가, 업무 프로세스의 혁신을 지원하는 ‘차세대 MPS (Next Generation Managed Print Services)'를 한국, 일본, 싱가포르, 호주, 홍콩 등 일부 아시아-태평양 지역에 제공한다.

MPS(Managed Print Services)는 기업의 문서 프로세스를 분석해 출력기기와 솔루션을 최적화해 주는 서비스로 후지제록스는 2007년 서비스를 출시한 이래 아태지역 MPS 시장점유율 1위를 유지하고 있다.

후지제록스의 차세대 MPS는 모바일과 클라우드 컴퓨팅 등 진화된 IT 환경에서도 고객이 보다 효율적인 문서 환경을 통해 생산성 향상, 보안 강화, 비용 절감의 효과를 볼 수 있도록 첨단 분석 툴을 활용한 문서관리 컨설팅과 아웃소싱 서비스를 제공한다. 즉, 고객이 업무에 필요한 정보를 시간과 장소에 구애 받지 않고 효율적이며 안전하게 사용할 수 있는 문서 환경을 구축해주는 것이다.

차세대 MPS는 총 3단계의 서비스 로드맵을 기반으로 고객의 업무 프로세스 혁신을 지원한다.

l  1 단계: 문서환경 분석 및 최적화

전문적인 문서환경 분석 툴을 활용해 기업의 문서 출력 관련 비용, 기기의 사용량, 환경에 미치는 영향 등을 파악한다. 이 분석 작업을 통해 현재 고객 문서환경의 문제점과 개선이 필요한 부분들을 고객이 이해하기 쉬운 다양한 그래프와 차트 형태로 제시함으로써, 고객에게 MPS 도입 효과에 대한 시뮬레이션을 보다 직관적이고 가시적으로 제공한다.

l  2 단계: 보안과 통합

고객의 문서환경을 최적화 한 후, 2단계로 사무실, 사내출력실, 모바일, 클라우드 등 다양한 문서 이용 환경에 대한 보안 강화와 관리 서비스를 제공한다. 이 단계에서는 사용자 인증, 사용자별 출력 관리, 출력 비용에 대한 부문별 과금 관리 등이 가능해지기 때문에, 사용자에 따라 컬러 출력 매수를 제한할 수 있다. 또한 기밀 서류 등 보안이 필요한 문서는 특정 직급 이상만 출력할 수 있도록 개별 설정하는 것이 가능하다.

l  3 단계: 자동화 및 간소화

기존 MPS와 차세대 MPS의 차이는 3단계에서 두드러진다. 이 단계에서는 문서사용량 등 정량적 분석뿐만 아니라 1:1 인터뷰와 서베이 등 정성적 분석을 통해 종이문서가 어떤 목적으로 출력되고 공유되며, 어떤 방식으로 누구에게 배포되는 지를 파악한다. 그 결과에 따라 비효율적인 업무 프로세스를 파악해 개선하고 종이문서 기반의 업무를 전자화해 업무 효율성과 생산성을 높여준다. 또한, PC와 태블릿, 스마트폰 등 다양한 플랫폼에서 생성된 문서를 원활하게 공유ᆞ저장ᆞ변환할 수 있는 환경을 제공하고, 정기적인 검토를 통해 항상 최적의 환경을 유지할 수 있도록 지원한다.

사카모토 마사시 후지제록스 글로벌 서비스 사업본부장은 “IT의 진화는 유연하고 신속한 워크 스타일을 가능하게 해주지만, 그로 인해 기업들은 정보관리, 보안강화, 업무 프로세스 최적화라는 새로운 과제와 마주하게 됐다”며 “후지제록스는 차세대 MPS로 고객의 워크 프로세스 혁신을 지원함으로써 고객이 직면한 경영과제를 해결을 돕고 생산성 향상과 비용 절감 등 새로운 가치 창출에 기여하고자 한다”고 말했다.

[더타임스 이경규 기자]