문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스(대표 우에노 야스아키, www.fujixerox.co.kr)는 문서 사용량이 많은 관세사무소의 업무 효율화를 위한 문서 자동화 솔루션 ‘CDPS(Customs Document Process Solution)’를 출시했다고 19일 밝혔다.

관세사무소는 수출입 통관신고의 업무 특성상 신고서 및 각종 첨부서류 등 다양한 문서를 다루며, 이 문서들을 관리하고 저장하는 데 많은 시간과 비용을 소요한다. 

후지제록스의 문서 자동화 솔루션 ‘CDPS’는 관세사무소의 기존에 수작업으로 이루어지던 업무 프로세스의 문제점을 해결하는 것에 초점을 맞춰 개발됐다. 이 솔루션을 활용하면 신고일자 및 신고번호 별 문서를 자동 분류하고 저장하는 것이 가능하며, 원하는 문서를 키워드로 검색해 쉽게 찾을 수 있다. 또한, 종이문서를 전자문서로 변환해 다양한 보안 기능을 적용할 수 있어 문서 보안을 강화하는 것은 물론, 문서 보관 공간을 절약할 수 있는 것도 특징이다.

문서분류 자동화로 업무 시간 50% 단축 및 오류 최소화

관세사무소의 고민 중 하나는 바로 문서를 수작업으로 일일이 분류해 보관해야 한다는 점이다. 소규모 사무실에서는 하루 평균 최대 40건의 신고 내용을 접수하고 300여 장의 문서를 관리하기 때문에 문서를 정리하는 데 많은 시간이 소요된다.

후지제록스의 문서 자동화 솔루션 ‘CDPS’는 이와 같은 업무 프로세스를 단축시켜 시간과 비용을 절감할 수 있도록 돕는다. 사용자는 수출입 관련 문서를 복합기의 스캐너에 넣고 스캔 버튼만 누르면 된다. 스캔시 OCR(광학식 문자 인식, Optical Character Recognition) 기능을 통해 신고번호와 신고일자 등 문자를 추출하고 문서를 자동 분류해 보관하기 때문에 수작업으로 인한 오류를 최소화할 수 있다. 또한 인식한 신고번호로 파일명을 자동 생성하므로, 일일이 파일명 입력 작업을 하지 않아도 된다. 이러한 프로세스 개선을 통해 문서 작업에 소요되는 시간을 기존 대비 약 50% 줄일 수 있다.

저장된 문서는 문서서식, 신고번호, 신고일자, 거래처 같은 키워드로 검색해 손쉽게 찾을 수 있다.

종이문서와 전자문서를 하나의 포맷으로 통합 관리

수출입 문서뿐 아니라 워드, 파워포인드, 엑셀 등 관세사무소에서 생성되는 모든 종이문서와 전자 문서를 ‘도큐웍스(DocuWorks)’라는 하나의 포맷으로 통합 관리할 수 있다. 도큐웍스는 편집, 보안, 주석 기능을 제공하며, 문서를 다른 직원들과 편리하게 공유할 수 있어 원활한 커뮤니케이션을 돕는다. 또한 폴더 및 파일별로 비밀번호를 설정할 수 있어, 허가되지 않은 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 제한한다.

한국후지제록스 우에노 야스아키 대표이사 사장은 “문서 프로세스를 개선하는 것만으로도 비용과 시간을 크게 절약하고 생산성을 높일 수 있다”며 “앞으로 관세사무소 뿐 아니라 다양한 업종의 과제를 해결할 수 있는 맞춤형 솔루션을 지속적으로 출시해 고객의 성장에 기여해나갈 것”이라고 말했다.